Gesucht: Office Manager*in

Am Leibniz-Institut für Medienforschung | Hans-Bredow-Institut (HBI) in Hamburg ist ab sofort folgende Stelle zu besetzen: Office Manager*in (m/w/d)

Zunächst befristet auf 2 Jahre mit der Option auf anschließende Übernahme | Teilzeit 75 %, Standort Hamburg

Das Leibniz-Institut für Medienforschung | Hans-Bredow-Institut (HBI) in Hamburg ist eines der führenden Institute auf seinem Gebiet in Europa. Aufgrund seiner wissenschaftlichen Qualität, seiner strukturellen Relevanz für das Wissenschaftssystem und seiner überregionalen Bedeutung wurde es 2019 in die renommierte Leibniz-Gemeinschaft aufgenommen. Das Institut untersucht den Medienwandel und die damit verbundenen strukturellen Veränderungen in der öffentlichen Kommunikation. Es verbindet Grundlagenforschung und Forschung zum Wissenstransfer aus medienübergreifender, interdisziplinärer und unabhängiger wissenschaftlicher Perspektive.

Aufgaben

• Du hältst im Büro­alltag die Fäden in der Hand – mit Überblick, Organisations­talent und einem Gespür für reibungs­lose Abläufe.
• Empfang von Gäst*innen und Kolleg*innen – Du gestaltest einen professio­nellen, ein­ladenden ersten Ein­druck.
• Bestellungen, Dienst­leister, interne Ab­läufe: Alles läuft über Deinen Tisch – und funktio­niert dank Dir.
• Wenn jemand eine Lösung sucht, landet die Frage oft zuerst bei Dir – Du hast den Über­blick und findest pragma­tische Antworten.
• Kleine Events oder interne Pro­jekte? Du packst an und bringst sie struktu­riert und mit Stil über die Bühne.
• Rechnungen und Post – stellen für Dich kein Problem in der Bearbeitung dar.
• Du unter­stützt unseren Vorstand im Tages­geschäft – zuver­lässig, diskret und mit­denkend.
• Termine, Unterlagen, Follow-ups – Du hast alles im Blick und setzt klare Priori­täten.
• Du bringst eigene Impulse ein, struktu­rierst mit und trägst zur opera­tiven Effi­zienz bei.
• Du agierst auf Augen­höhe – lösungs­orientiert, offen und engagiert.

Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Du hast Erfahrung im Office Management, in der Assis­tenz oder in einer vergleich­baren Position.
• Organi­sation liegt Dir – Du arbeitest eigen­verantwortlich, denkst mit und verlierst das Wesent­liche nie aus den Augen.
• Du kommunizierst klar, freundlich und lösungs­orientiert – ob im direkten Gespräch oder per E-Mail.
• Du erkennst, was wann wichtig ist, und steuerst Aufgaben voraus­schauend und struktu­riert.
• Ver­änderungen treiben Dich an – Du willst gestalten, Verant­wortung über­nehmen und Dinge im Alltag stetig ver­bessern.

Angebot

• flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) mit der Möglichkeit zu mobilem Arbeiten bei einem attraktiven und familienfreundlichen Arbeitgeber, zertifiziert durch das „audit berufundfamilie“
• Duz-Kultur am Institut mit flachen Hierarchien
• ein sicheres Arbeitsverhältnis sowie Vergütung nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
• vermögenswirksame Leistungen
• betriebliche Altersvorsorge (VBLU)
• Arbeitgeberzuschuss zum HVV-Profiticket als Deutschlandticket (Basic)
• bedarfsorientierte und individuell abgestimmte Fortbildungs- und Qualifikationsangebote
• 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Option auf eine Übernahme nach Ablauf der Befristung

Bewerbung

Verfahrensbezogene Fragen kannst Du per E-Mail an unsere Personalabteilung (personal@leibniz-hbi.de) richten. Bei fachlichen Fragen wende Dich gerne an Kristina Hein (k.hein@leibniz-hbi.de).

Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann werde Teil unseres Teams und bewirb Dich bis zum 30.10.2025, indem Du uns Deine Bewerbung mit dem Betreff „WUB25-23“ per E-Mail an bewerbung@leibniz-hbi.de sendest. Die Bewerbungsunterlagen fügst Du bitte in einzelnen PDF-Dokumenten als Anlagen bei.

Für uns zählen Qualifikationen und Stärken. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Geschlecht oder sexueller Identität, Nationalität, Alter, Religion, Weltanschauung oder einer eventuellen Behinderung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung gemäß SGB IX besonders berücksichtigt (bitte entsprechenden Nachweis beifügen). Wir unterstützen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern nach Maßgabe des Bundesgleichstellungsgesetzes ist uns wichtig. Wir sind bestrebt, Unterrepräsentanzen eines Geschlechts in allen Bereichen und Positionen abzubauen.

Bitte beachte den datenschutzrechtlichen Hinweis, dass Deine Bewerbungsunterlagen im Rahmen der Besetzung der Stelle von uns verarbeitet und gespeichert werden. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Daten gelöscht.

Wir freuen uns auf Dich!

Foto: Nick Morrison / Unsplash